Das papierarme Büro für mittelständische Unternehmen

• Direkt aus der SelectLine im Archiv suchen
• Direkt aus der SelectLine zum Vorgang archivieren
• SelectLine Belege vollautomatisch archivieren

DokuBit bietet Ihnen alle Möglichkeiten und Funktionen, die Sie von einem modernen Dokumentenmanagementsystem erwarten können. Darüberhinaus haben wir zahlreiche Funktionen implementiert, die es dem SelectLine Anwender besonders leicht machen, Dokumente zu archivieren und zu finden. Die Eingabe von Schlagworten oder Suchkriterien ist fast überall überflüssig.

Direkte Suche aus der SelectLine

Suchen Sie in jeder SelectLine Eingabemaske die zum jeweiligen Vorgang und zu jeder Situation passenden Dokumente mit einem einzigen Mausklick. Die Bedienung eines separaten Programms und die Eingabe von Suchkriterien entfällt.

Beispiele:

Sie befinden sich in den Kundenstammdaten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suche DokuBit“ öffnet sich die gesamte Kundenmappe.
Sie befinden sich in der Auftragsbearbeitung. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suche DokuBit“ werden sofort sämtliche zum Auftrag abgelegten Dokumente aus dem Archiv gesucht und angezeigt; von der E-Anfrage über die Bestellung bis zur eingescannten Gesprächsnotiz.
Sie befinden sich in einem Werkauftrag. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suche DokuBit“ wird sofort der eingescannte und unterschriebene Werkauftrag mit allen Anlagen wie z.B. Messungs-Protokollen Prüfberichten oder Wiegebelegen angezeigt.

Direktes Einscannen zum Vorgang

Scannen Sie zu jedem Vorgang die entsprechenden Belege direkt aus der jeweiligen SelectLine Bearbeitungsmaske ein. Dadurch wird der dezentrale Scanvorgang zum Kinderspiel. Fehleranfällige manuelle Verschlagwortung ist überflüssig

Beispiele:
Sie haben gerade einen Auftrag von einer mit handschriftlichen Notizen versehenen Faxbestellung erfasst. Sie legen das Fax auf den Dokumenten(-Einzugs)-Scanner und klicken auf die Schaltfläche „Scannen DokuBit“. Die Bestellung wird eingescannt und automatisch direkt zum entsprechenden Auftrag im Archiv abgelegt.
Sie befinden sich im Kundenstamm der SelectLine, haben gerade mit dem entsprechenden Kunden telefoniert und sich eine handschriftliche Telefonnotiz angefertigt. Anstatt diese Notiz in der SelectLine zu erfassen (also abzutippen) legen Sie diese einfach auf den Scanner und klicken auf die Schaltfläche „Scannen DokuBit“. Sie wählen nur noch den Dokumententyp „Gesprächsnotiz“ aus und scannen die Notiz ein. Dadurch wird das Dokument automatisch mit dem Tagesdatum versehen zum entsprechenden Kunden als Gesprächsnotiz abgelegt.

Direktes Einscannen und Suchen zu einer Buchung in der Finanzbuchhaltung

Die SelectLine Finanzbuchhaltung ist ebenso an DokuBit Archiv angebunden wie die Warenwirtschaft.

Beispiele:
Sie haben einen Buchungssatz ausgewählt und möchten nun den entsprechenden Buchungsbeleg sehen. Klicken Sie hierzu einfach auf die Schaltfläche „Suchen DokuBit“ Der entsprechende Buchungsbeleg oder die Eingangsrechnung wird direkt im Archiv gesucht und sofort angezeigt.

Sie haben einen Buchungssatz erfasst und möchten die entsprechende Rechnung direkt archivieren. Legen Sie den Beleg einfach auf den Scanner und klicken Sie auf die Schaltfläche „Scannen DokuBit“. Das Dokument wird nun automatisch zum entsprechenden Buchungssatz archiviert. Weitere Suchkriterien, wie die Kontonummer oder der Buchungstext werden vollautomatisch ergänzt. Die Originalrechnung kann vernichtet werden. DokuBit hat ein entsprechendes Testat.